Sé de primera mano que las ofertas que lanza Google para su plan One más barato son atractivas. Pagar un par de euros al mes para que la compañía no te moleste avisándote de que te queda poco almacenamiento es perfectamente válido e inmediatamente obtienes 100 GB para que puedas usarlos como quieras. Sin embargo, aunque no parezca gran cosa, acaba siendo un pequeño “gasto fantasma” que podemos evitar fácilmente si cambiamos un poco nuestros hábitos de almacenamiento en la nube.

En la gran mayoría de los casos, el principal culpable de que hayamos consumido casi la totalidad de los 15 GB que Google pone a nuestra disposición de forma gratuita es el correo electrónico. Y lo bueno es que existen formas de vaciar casi de inmediato nuestra bandeja de entrada y recuperar ese almacenamiento gratuito. Bajo estas líneas te indicamos algunas recomendaciones que te ayudarán.

El problema está en tu bandeja de entrada.

Si revisas qué ocupa más espacio en tu cuenta de Google, es muy probable que te lleves una sorpresa: Gmail suele ser el mayor consumidor de almacenamiento. Otras veces también es Google Fotos el que más problemas da con esto, pero en el caso de Gmail los correos con archivos adjuntos se acumulan durante años, y la mayoría de ellos son perfectamente prescindibles: notificaciones automáticas, facturas antiguas, newsletters que nunca lees, etc.

Si tu trabajo depende en cierta medida de estar muy pendiente del email, como me pasa a mí, te encuentras con miles de emails de notas de prensa, presentaciones y, en definitiva, material que llega, ocupa espacio y no lo vuelves a abrir.

Lo bueno es que Google te da herramientas muy específicas para localizar aquellos correos electrónicos que no necesitamos y eliminarlos en masa. Entre eso y algunos consejos para filtrar tu bandeja de entrada, podrás vaciar una parte muy importante del almacenamiento gratuito que te brinda Google de forma sencilla.

El punto de partida: el administrador de almacenamiento de Google

Antes de comenzar a trabajar con Gmail, hay un lugar al que vale la pena ir primero: el administrador de almacenamiento de Google, al que se puede acceder directamente desde este sitio web. También puedes acceder a él pulsando en la pestaña de almacenamiento de Drive y pulsando en «Liberar espacio», opción incluida en la app de Drive, Fotos o Gmail.

Esta página muestra cuánto espacio has ocupado y ofrece dos secciones clave: una con sugerencias personalizadas para liberar espacio (como eliminar correos no deseados, archivos grandes o archivos adjuntos pesados, indicando cuánto se puede ganar en cada caso) y otra con accesos directos a la gestión específica de Drive, Gmail y Google Fotos.

Es una buena manera de hacerse una idea general de la imagen antes de actuar: de un vistazo puedes ver qué servicio está consumiendo más y por dónde empezar a limpiar.

Cómo encontrar y eliminar lo más importante en Gmail

Si ha notado que Gmail está consumiendo una gran parte de su almacenamiento en la nube, el siguiente paso es actuar. Después de haber eliminado los correos electrónicos que el propio sistema Google One sugirió en el paso anterior, podrás continuar por tu cuenta usando filtros avanzados que te ofrece Gmail, yendo primero a los correos electrónicos más pesados. Para ello puedes empezar escribiendo en el buscador de Gmail ‘más grande: 15 MB‘ (sin las comillas) y así verás todos los correos electrónicos que superen ese tamaño. Puedes ajustar el número dependiendo de lo que quieras encontrar: más grande: 5 MB, más grande: 10 MBo el valor que prefieras. Es una forma rápida de identificar los mensajes que ocupan más espacio con el mínimo esfuerzo.

Una cosa es identificarlos, y otra muy distinta saber si realmente son importantes para ti o no. Ir uno por uno es un poco complicado, pero a mí por ejemplo me ayuda mucho para saber si el correo es de hace mucho tiempo o no. Es por eso También uso filtros de fecha.. De esta forma, si lo que quieres es pasar también a viejo, el comando antes: AAAA/MM/DD muestra los mensajes enviados o recibidos antes de una fecha determinada. Incluso puedes combinar ambos comandos para localizar correos electrónicos antiguos y pesados ​​al mismo tiempo.

Otra opción muy práctica es buscar directamente por archivos adjuntos. Agotador tiene: archivo adjunto más grande: 10M Todos los correos electrónicos con archivos adjuntos de más de 10 MB aparecen en la barra de búsqueda. Si quieres sintonizar más, nombre de archivo:.pdf más grande:5M localiza específicamente correos electrónicos con archivos adjuntos en PDF que pesan más que esa cantidad, y mayor_que: 2 años tiene: archivo adjunto Filtra aquellos que tengan archivos adjuntos y lleven más de dos años en tu bandeja. Los archivos adjuntos (fotos, PDF, vídeos, documentos) suelen ser responsables de que el almacenamiento se llene mucho más rápido de lo esperado.

Busca tus palabras clave

Más allá de los comandos que te ofrece Gmail, también puedes utilizar búsquedas que te sirven personalmente. En mi caso, por ejemplo, cuando tengo una larga lista de notas de prensa que ya he leído, simplemente escribo ‘ndp’ o ‘nota de prensa’ en el buscador y fácilmente tendré toda una larga lista de notas de prensa esperando a ser eliminadas. Entonces sólo tienes que apretar el gatillo.

Una vez que haya identificado todos los correos electrónicos que desea eliminar, haga clic en el cuadrado de selección en la esquina superior izquierda para marcarlos todos, haga clic en ‘Seleccione todas las conversaciones que coincidan con esta búsqueda‘ para que puedas marcarlos todos y no sólo los primeros 50, y luego apretar el gatillo.

Si sabe exactamente lo que NO desea eliminar, puede moverlo a su propia etiqueta o marcarlo como destacado antes de eliminar en masa el resto. De esa manera no corres el riesgo de perder nada importante.

No olvides vaciar la papelera.

Cuando hayas identificado y eliminado todos los correos electrónicos, tendrás que hacer una visita a la papelera. Y los correos electrónicos que has eliminado no desaparecen inmediatamente: se envían a la papelera, donde permanecer por 30 días antes de ser eliminado permanentemente de forma automática. Mientras estén ahí, seguirán contando para tu cuota de almacenamiento.

Si quieres recuperar espacio de forma inmediata, dentro de la papelera encontrarás la opción «Vaciar la papelera ahora», que elimina todo el contenido de forma permanente. Lo mismo ocurre con la carpeta de spam: al acceder a esa sección, aparece el botón «Eliminar todos los mensajes spam ahora» para vaciarla de una vez.

Nota importante: después de eliminar una gran cantidad de archivos, los sistemas de Google suelen tardar entre 48 y 72 horas en actualizar con precisión el espacio de almacenamiento. Entonces No te alarmes si el contador no baja inmediatamente.. Normalmente es cuestión de minutos, pero hay veces que puede tardar más, dependiendo del volumen extraído.

Una rutina sencilla que cambia las cosas.

Puedes plantearte si hacer una limpieza masiva cada x cantidad de tiempo o, si ya te has organizado con la primera limpieza masiva, adoptar un pequeño hábito de que cuando recibas un email lo lleves a la basura o lo muevas a una bandeja personalizada o lo etiquetes si es importante para ti. Personalmente me decanto por esto último, ya que así tienes un control más estricto sobre lo que recibes y lo que no, pero entiendo que para muchas personas puede suponer un esfuerzo más o menos mayor si el número de correos es excesivo.

Con esta rutina, y aplicando búsquedas por tamaño y fecha periódicamente, es perfectamente posible mantente dentro de los 15 GB gratis sin pagar nada a Google. No es la opción más cómoda del mundo, pero no requiere de ningún esfuerzo especial una vez que se convierte en un hábito. Y a cambio te deshaces de una suscripción que en la mayoría de los casos no aporta nada que no puedas conseguir simplemente gestionando mejor lo que ya tienes.

Eso sí, si utilizas mucho Google Fotos es perfectamente comprensible que optes por alguno de los planes de almacenamiento que te ofrece la compañía. A menos que también quieras echar un vistazo a otras alternativas para almacenar tus fotografías o, si quieres ir más allá, desintoxicarte por completo de los servicios de Google.

Imagen de portada | appshunter.io

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